私が委員長になって第一回目のIT委員会がありました。
委員会自体は何回もありましたが、
そういう意味で、今日のタイトルはあえて第一回目と書きました。
綿密なタイムスケジュールを立てました。
休憩時間まで決めて、タバコもそれまで我慢してもらうことにしました。
遅刻者は事前に連絡を入れることをお願いしました。
メーリングリストで、3日前までにレジュメを流し、
当日意見を出しあえるようにして、「考える」だけの時間を省略する形式をとりました。
会議中、意見でいっぱいになったホワイトボードは
携帯のデジカメで写真を撮って、躊躇いなく消します。これでたとえ議事録の入力が追い付かなくても問題ありませんし、あとで細かなことを思い出すにはもってこいです。
ここ数カ月、新門荘でのフロント会議で用いているやり方を
そのままIT委員会でも実行することにしたのです。
ただ、私自身の初の試みとして「プロジェクター＆スクリーン」を使用しました。
先日、弟に付いてきてもらってパソコンを購入したのは実はこの為でもあったのです。
ホームページのリニューアルや文章の校正は、
同じ画面を見ながら全員で確認しあって進めるほうが断然スムーズにいくし、理解されやすいと考えました。
(↓皆が集まる前に撮りました）
父にその旨を伝えると嬉しそうに
「そやな！これからの会議にはパワーポイントを使うくらいでないとな！」と
イソイソと購入してくれました。
団塊世代のわりには、昔からIT関連への理解があり、
若い世代の私よりも詳しいので、今回もすんなり決済がおりて非常に助かりました。
会議当日は初めての試みだけに準備に時間を要すと思い、
（実際はみんなが揃ってからヘマをして時間をロスしたくなかった）
1時間も早く会議室に入りました。根がずぼらな私としては異例です。
私は司会進行と皆の意見をホワイトボードに書いてく必要がある為、
裏委員長（←私が勝手に命名）の旅館こうろさんにも早めに来てもらい、
事前の打ち合わせとパソコンでその場で議事録を作成してもらいました。
綿密に立てた予定では13時スタートで、
10分間の休憩を挟み15時15分に終了だったのですが、
実際は16時30分頃終わりました。
終了後、幾人かとコーヒーを飲みに出かけ、
「あれだけいろんな意見をまとめてよくやった」と褒めて頂きましたが、
私としてはまだまだレジュメで落とし切れていない部分がたくさんありました。もっと時間内におさまるような議事進行方法があったはずです。反省。
また、対業者との契約に関することなどの詰めが非常に甘いことも反省材料です。
これは京都の旅館組合という組織が恥ずかしながら未熟であることを物語っています。
次回は6月上旬の20〜21時頃にみんなと集まって会議です。
これくらい遅い時間だと、各旅館の現場に出ているメンバーも来やすいでしょう。
（かなりハードですが…）
それまではメーリングリストでのやり取りが続きます。
これを活用するたびに「ほんっと便利だよな〜」と痛感します。
自分のメールが、1クリックで一斉に20数名に行き渡り、
たとえ欠席しても議事録を読んでおけば、次回の会議のペースについてこれます。
父は「青年部はみんなネットを使いこなせているのか？」と聞いてきましたが、
「私の知識レベルが一番最低だと思う」と答えると、我々若い世代を羨望するかのように「おおーさすがだ♪」と言ってました。パパはオタクですから☆
委員会自体は何回もありましたが、
そういう意味で、今日のタイトルはあえて第一回目と書きました。
綿密なタイムスケジュールを立てました。
休憩時間まで決めて、タバコもそれまで我慢してもらうことにしました。
遅刻者は事前に連絡を入れることをお願いしました。
メーリングリストで、3日前までにレジュメを流し、
当日意見を出しあえるようにして、「考える」だけの時間を省略する形式をとりました。
会議中、意見でいっぱいになったホワイトボードは
携帯のデジカメで写真を撮って、躊躇いなく消します。これでたとえ議事録の入力が追い付かなくても問題ありませんし、あとで細かなことを思い出すにはもってこいです。
ここ数カ月、新門荘でのフロント会議で用いているやり方を
そのままIT委員会でも実行することにしたのです。
ただ、私自身の初の試みとして「プロジェクター＆スクリーン」を使用しました。
先日、弟に付いてきてもらってパソコンを購入したのは実はこの為でもあったのです。
ホームページのリニューアルや文章の校正は、
同じ画面を見ながら全員で確認しあって進めるほうが断然スムーズにいくし、理解されやすいと考えました。
(↓皆が集まる前に撮りました）
父にその旨を伝えると嬉しそうに
「そやな！これからの会議にはパワーポイントを使うくらいでないとな！」と
イソイソと購入してくれました。
団塊世代のわりには、昔からIT関連への理解があり、
若い世代の私よりも詳しいので、今回もすんなり決済がおりて非常に助かりました。
会議当日は初めての試みだけに準備に時間を要すと思い、
（実際はみんなが揃ってからヘマをして時間をロスしたくなかった）
1時間も早く会議室に入りました。根がずぼらな私としては異例です。
私は司会進行と皆の意見をホワイトボードに書いてく必要がある為、
裏委員長（←私が勝手に命名）の旅館こうろさんにも早めに来てもらい、
事前の打ち合わせとパソコンでその場で議事録を作成してもらいました。
綿密に立てた予定では13時スタートで、
10分間の休憩を挟み15時15分に終了だったのですが、
実際は16時30分頃終わりました。
終了後、幾人かとコーヒーを飲みに出かけ、
「あれだけいろんな意見をまとめてよくやった」と褒めて頂きましたが、
私としてはまだまだレジュメで落とし切れていない部分がたくさんありました。もっと時間内におさまるような議事進行方法があったはずです。反省。
また、対業者との契約に関することなどの詰めが非常に甘いことも反省材料です。
これは京都の旅館組合という組織が恥ずかしながら未熟であることを物語っています。
次回は6月上旬の20〜21時頃にみんなと集まって会議です。
これくらい遅い時間だと、各旅館の現場に出ているメンバーも来やすいでしょう。
（かなりハードですが…）
それまではメーリングリストでのやり取りが続きます。
これを活用するたびに「ほんっと便利だよな〜」と痛感します。
自分のメールが、1クリックで一斉に20数名に行き渡り、
たとえ欠席しても議事録を読んでおけば、次回の会議のペースについてこれます。
父は「青年部はみんなネットを使いこなせているのか？」と聞いてきましたが、
「私の知識レベルが一番最低だと思う」と答えると、我々若い世代を羨望するかのように「おおーさすがだ♪」と言ってました。パパはオタクですから☆
